Ví dụ, chủ tiệm nghỉ một buổi, nhân viên nhận một đơn có áo cần xử lý riêng nhưng chỉ ghi tổng số ký. Khách nhắn hỏi, người ở quầy không biết đồ đang ở khâu nào và chủ cũng không có thông tin để hỗ trợ. Đây là lúc vấn đề không còn nằm ở chuyện ghi nhanh hay chậm, mà ở việc mọi người có nhìn cùng một dữ liệu hay không.
- Bạn tự đứng tiệm, không thuê nhân viên
- Lượng đơn còn đủ ít để bạn tìm và đối chiếu nhanh
- Khách trả tiền ngay, không có ai nợ
- Chỉ có một cửa hàng
- Sổ có cách đánh dấu đơn tới hạn và bạn vẫn kiểm soát được
Phần mềm phải theo được hành trình của một đơn
Một khách mang hai túi đồ tới vào giờ đông. Nhân viên chọn dịch vụ, cân đồ, ghi món có vết rách, hẹn chiều thứ Sáu và đưa phiếu. Trong lúc xử lý, đơn đi qua phân loại, giặt, sấy, gấp và kệ chờ trả. Nếu gần tới giờ mà đồ chưa xong, người phụ trách cần biết để xử lý hoặc báo khách trước.
Đây là quy trình một phần mềm quản lý tiệm giặt cần theo được. Nếu công cụ chỉ ghi tổng tiền nhưng không cho biết đồ đang ở đâu, khi nào phải trả và khách còn nợ bao nhiêu, nó vẫn chưa giải quyết phần khó nhất của tiệm.
| Tiệm đang gặp | Phần mềm cần hỗ trợ |
|---|---|
| Nhân viên báo mỗi người một giá | Bảng giá chung theo dịch vụ, ký hoặc món |
| Ảnh và ghi chú nằm ở nhiều nơi | Lưu cùng đúng đơn hàng |
| Không biết đồ đang ở đâu | Trạng thái và vị trí xử lý |
| Thường xuyên quên đơn gần tới hẹn | Cảnh báo sắp trễ và quá hạn |
| Khách trả trước, trả sau lẫn lộn | Thanh toán và công nợ theo đơn |
| Chủ không thường xuyên có mặt | Xem đơn và số liệu trên điện thoại hoặc máy tính |
| Không biết khách có quay lại | Lịch sử khách và tần suất sử dụng |
| Có nhiều nhân viên hoặc chi nhánh | Phân quyền theo vai trò và nơi làm việc |
5 dấu hiệu cuốn sổ bắt đầu không đủ
Vấn đề không nằm ở lúc ghi. Ghi một đơn vào sổ nhanh hơn nhập máy. Vấn đề nằm ở mọi thứ xảy ra sau đó.
Sổ, Excel hay phần mềm
| Hợp khi | Đuối khi | |
|---|---|---|
| Sổ tay | Một mình làm, ít đơn, thu tiền ngay | Tra cứu, tính công nợ, nhiều người cùng dùng |
| Excel | Bạn quen bảng tính, muốn tùy chỉnh và tổng hợp doanh thu với chi phí thấp | Nhiều người sửa cùng lúc, cần trạng thái đơn, ảnh, phân quyền và nhắc hẹn tự động |
| Phần mềm | Có nhân viên, có công nợ, cần nhắc hẹn và biết số liệu | Tiệm quá nhỏ — chi phí và công nhập liệu không đáng |
Phần mềm không giải quyết được gì
Đây là phần ít ai nói với bạn.
- Không kéo khách về. Vắng khách là chuyện của vị trí, giá và chất lượng. Phần mềm không sửa được những thứ đó.
- Không tự nhập liệu. Nhân viên không nhập thì dữ liệu vẫn trống, và số liệu sai còn tệ hơn không có số liệu.
- Không làm đồ sạch hơn.
- Không thay được việc kiểm đồ khi nhận. Nó chỉ giúp bạn lưu lại những gì đã kiểm.
Nếu quyết định dùng, nên chọn thế nào
- Chạy được trên điện thoại. Tiệm giặt là công việc đứng và đi, không phải ngồi trước máy tính.
- Đúng nghiệp vụ ngành giặt. Nhiều phần mềm vốn làm cho bán lẻ rồi sửa lại, nên thiếu những thứ cơ bản như hẹn trả, tính theo ký, giặt gấp.
- Nhập đơn đủ nhanh vào giờ cao điểm. Hãy để chính nhân viên tạo vài đơn thử; đừng chỉ xem người bán demo.
- Có người hỗ trợ cài đặt ban đầu. Dựng bảng giá và dịch vụ là phần mất thời gian nhất.
- Lấy dữ liệu ra được. Hỏi trước: nếu ngừng dùng, tôi xuất dữ liệu khách và đơn hàng kiểu gì.
- Dùng thử với tình huống thật. Thử nhận đơn theo ký, đồ theo món, đơn trả sau, ảnh và hẹn trả trước khi quyết định.
Dùng thử thế nào để biết có phù hợp
Đừng chỉ xem người bán thao tác trên dữ liệu mẫu. Trong thời gian dùng thử, hãy để chính nhân viên tạo ít nhất:
- Một đơn tính theo ký và một đơn tính theo món.
- Một đơn có ảnh, ghi chú tình trạng và giờ hẹn cụ thể.
- Một khách trả trước và một khách còn công nợ.
- Một đơn đi qua nhiều trạng thái và được chuyển vị trí xử lý.
- Một khách cũ được tích điểm hoặc áp dụng khuyến mãi.
Nếu nhân viên hoàn thành được các tình huống này trong giờ làm thật mà không phải hỏi lại liên tục, công cụ mới có khả năng được dùng lâu dài. Một phần mềm có nhiều tính năng nhưng làm chậm khâu nhận đồ vẫn không phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Tiệm nhỏ có cần phần mềm quản lý không?
Không nhất thiết. Nếu một người tự quản, ít công nợ và vẫn tìm được đơn nhanh, sổ hoặc bảng tính có thể đủ. Hãy đổi khi cách hiện tại bắt đầu gây trễ hẹn, thất thoát hoặc tốn nhiều thời gian đối chiếu.
Phần mềm quản lý tiệm giặt cần có những gì?
Tối thiểu nên có đơn hàng, trạng thái xử lý, hẹn trả, bảng giá theo ký hoặc theo món, thông tin khách, công nợ và báo cáo. Ảnh, in phiếu, phân quyền và quản lý nhiều chi nhánh cần tùy mô hình.
Có nên dùng phần mềm trên điện thoại không?
Có, nếu nhân viên thường nhận đồ và cập nhật trạng thái ngay tại quầy hoặc khu xử lý. Tuy nhiên, giao diện điện thoại phải đủ nhanh để không làm chậm giờ đông khách.